Какие документы запросить у поставщика из Китая до оплаты

До оплаты у китайского поставщика стоит получить всё, что нужно таможне, органу по сертификации и вашему банку: точные реквизиты компании, подробную спецификацию товара с составом и фото, сведения об упаковке, проект инвойса и упаковочного листа. После перевода денег рычагов становится меньше, а поставщик переключается на других клиентов. Ниже — список с пояснениями, зачем нужен каждый пункт.

Почему важно именно «до оплаты»

Пока сделка не оплачена, поставщик заинтересован отвечать быстро и подробно. Когда деньги ушли, просьбы «пришлите состав ткани» или «переделайте инвойс» уходят в общую очередь. Кроме того, многое из списка влияет на само решение о покупке: если выяснится, что товар требует сложной сертификации или маркировки, вы можете пересмотреть ассортимент, пока это ничего не стоит.

Блок 1. Сведения о самом поставщике

• Полное наименование на английском и китайском, юридический адрес, регистрационный номер компании. Эти данные пойдут в контракт.
• Банковские реквизиты с названием банка, адресом и кодом SWIFT. Получатель платежа должен совпадать со стороной контракта: если продаёт одна компания, а деньги просят на другую, банк и таможня зададут вопросы.
• Кто производитель. Часто вы покупаете у торговой компании, а делает товар фабрика. Для сертификации и маркировки может понадобиться именно производитель — его название и адрес.
• Контактное лицо для документов, а не только менеджер по продажам.

Блок 2. Описание товара для классификации

Для подбора кода ТН ВЭД недостаточно названия из карточки на площадке. Попросите:

1. Состав материалов в процентах по массе или хотя бы основной материал каждой части.
2. Назначение: бытовое или профессиональное, для детей или для взрослых.
3. Технические характеристики: напряжение, мощность, тип аккумулятора, наличие беспроводного модуля.
4. Фото общего вида, деталей, этикетки и упаковки.
5. Для наборов — перечень предметов и что из них основное.

Чем подробнее описание, тем меньше шансов, что таможня классифицирует товар иначе, чем вы.

Блок 3. Всё для документов соответствия

Если товар подпадает под технические регламенты ЕАЭС, орган по сертификации или испытательная лаборатория запросят сведения о производстве. Полезно сразу узнать:

• есть ли у фабрики протоколы испытаний, отчёты, сертификаты систем менеджмента (они не заменяют документы ЕАЭС, но помогают);
• может ли поставщик прислать образцы для испытаний и в какой срок;
• готов ли поставщик нанести на товар или упаковку маркировку на русском языке и единый знак обращения, если это потребуется.

Подробно о разнице документов — в статье про сертификат и декларацию соответствия ЕАЭС.

Блок 4. Упаковка и маркировка

• Как упакован товар: индивидуальная упаковка, сколько единиц в коробке, размеры и вес коробки.
• Можно ли нанести на коробки ваши метки: номер места, артикул, количество.
• Для маркируемых товаров — сможет ли фабрика наклеить коды Data Matrix до отгрузки. От этого зависит, где вы будете маркировать: в Китае или уже после ввоза.

Блок 5. Проекты коммерческих документов

Попросите поставщика прислать проект инвойса и упаковочного листа ещё до производства. Проверьте:

Почему это важно, объясняет материал про инвойс: именно его таможня сопоставляет с остальными бумагами в первую очередь.

Блок 6. Сведения о стоимости

Таможня может усомниться в заявленной цене, если она заметно ниже, чем у похожих товаров. Чтобы подтвердить стоимость, пригодятся прайс-лист поставщика, переписка о согласовании цены, сведения о скидках и их причинах. Попросите поставщика не удалять переписку и быть готовым подтвердить цену официальным письмом.

Как запрашивать, чтобы ответили

• Пишите списком с номерами пунктов — так проще отвечать и проверять, что ничего не забыто.
• Просите файлы, а не скриншоты из мессенджера: PDF с печатью и подписью, таблицы в редактируемом виде.
• Дублируйте ключевые договорённости на английском, если общаетесь через переводчика.
• Ставьте в копию человека, который отвечает за документы на стороне поставщика.

Условная ситуация

Предприниматель заказывает детские рюкзаки. Менеджер поставщика уверяет, что «всё есть, сертификаты у нас». На просьбу прислать состав и фото этикетки приходит описание, где ткань указана как «полиэстер», а на фото этикетки — смесовая ткань с другим основным волокном. Вопрос всплыл до оплаты, поставщик уточнил данные у фабрики, и код с документами соответствия подбирали уже по верному составу. После оплаты такая история закончилась бы переоформлением документов.

Что делать, если поставщик отказывается

Нежелание прислать состав, реквизиты или проект инвойса — сигнал присмотреться. Иногда это просто занятость, иногда — признак посредника, который сам не знает товара. В любом случае требования к документам задаёт не поставщик, а таможня и правила ЕАЭС, которые периодически меняются: актуальный набор для вашего товара уточните у таможенного представителя и передайте его поставщику как обязательное условие сделки.

Частые вопросы

Нужно ли просить у поставщика китайские сертификаты?

Попросить можно, они помогают понять, какие испытания уже проводились. Но для обращения на рынке ЕАЭС нужен сертификат или декларация соответствия ЕАЭС, оформленные по местным правилам, — китайские документы их не заменяют.

Что делать, если реквизиты для оплаты отличаются от реквизитов в контракте?

Не платить, пока ситуация не прояснится. Получатель денег должен совпадать со стороной контракта либо в контракте должно быть прямо указано третье лицо. Иначе банк может отказать в переводе, а таможня — усомниться в сделке.

Зачем согласовывать инвойс до производства?

Чтобы наименования, количество, цена и условия поставки совпали с контрактом и описанием для кода ТН ВЭД. Исправить проект проще, чем переоформлять подписанный инвойс, когда груз уже в пути.

Обязательно ли знать производителя, если я покупаю у торговой компании?

Для многих документов соответствия и маркировки нужны сведения именно об изготовителе. Поэтому лучше сразу узнать название и адрес фабрики, даже если контракт заключается с торговой компанией.