Отказное письмо: что это и когда его спрашивают

Отказное письмо — неофициальная справка, в которой орган по сертификации или эксперт указывает, что товар, по его мнению, не входит в перечни продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия. Его просят маркетплейсы, торговые сети, иногда — инспектор на таможне, чтобы не гадать, нужен ли на товар сертификат. Главное, что нужно понимать: письмо ничего не разрешает и ничего не освобождает, оно лишь фиксирует чьё-то мнение.

Откуда взялось такое понятие

В ЕАЭС одни товары требуют сертификата или декларации соответствия по техническим регламентам, другие — не требуют. Для второй группы никакой обязательной бумаги нет. Но продавцу всё равно приходится доказывать маркетплейсу или покупателю, что он ничего не нарушает. Так появилась практика «отказных писем» — справок, подтверждающих отсутствие требования.

Законом такой документ не предусмотрен. У него нет утверждённой формы, его не вносят в единый реестр, и никакой орган не обязан его принимать. Это просто письменное мнение — иногда полезное, иногда бесполезное.

Чем оно не является

Чтобы не попасть в неприятную ситуацию, держите в голове три вещи:

1. Письмо не заменяет сертификат или декларацию. Если товар подпадает под технический регламент, документ соответствия нужен, а письмо, в котором написано обратное, ошибочно.
2. Письмо не защищает от претензий. Если таможня или надзорный орган решат, что товар требует подтверждения соответствия, ссылка на письмо не освободит импортёра от ответственности.
3. Письмо не универсально. Оно описывает конкретный товар с конкретными характеристиками. Тот же товар с другим составом или с батарейкой внутри — уже другой случай.

Когда его спрашивают

На практике отказное письмо чаще всего просят:

• маркетплейсы — при загрузке карточки товара в категорию, где у части товаров документ обязателен, а у части нет;
• торговые сети и оптовые покупатели — для своей проверки поставщиков;
• таможня — изредка, как дополнительное пояснение, почему в декларации нет сведений о документе соответствия;
• сам импортёр — чтобы до закупки понять, нужен ли сертификат, и не ошибиться с бюджетом.

Требования маркетплейсов к документам меняются, и где-то письмо принимают, а где-то просят иные подтверждения. Подробнее — в статье о документах для маркетплейсов.

Какие товары обычно не требуют сертификата

Без перечня, который со временем меняется, можно сказать только общее: под регламенты не попадает продукция, которой нет в их перечнях. Часто это некоторые предметы интерьера и декора, часть канцелярии, хозяйственные мелочи, отдельные виды упаковки и инструментов — но в каждой из этих групп есть исключения.

Условная ситуация. Предприниматель везёт декоративные свечи и подставки к ним. Подставка из металла, скорее всего, не потребует документа соответствия. А если в комплекте окажется электрическая гирлянда, она уже попадает под требования к электрооборудованию. Одна и та же «товарная группа» по факту распадается на разные случаи, и одного письма на всё не хватит.

Кто выдаёт письмо

Обычно — органы по сертификации или испытательные лаборатории, иногда консалтинговые компании. Так как форма не установлена, письмо может выдать кто угодно, и в этом главная слабость документа. Письмо от аккредитованного органа по сертификации выглядит убедительнее письма без указания аккредитации, но юридической силы не прибавляет ни то, ни другое.

Хорошее отказное письмо содержит:

• реквизиты организации, выдавшей письмо, и сведения о её аккредитации, если она есть;
• точное наименование продукции, модель, описание, материал;
• код ТН ВЭД, на основании которого делался вывод;
• перечень регламентов, по которым проводилась проверка, с выводом по каждому;
• дату и подпись.

Письмо без кода ТН ВЭД и без перечисления проверенных регламентов почти ничего не стоит: из него не видно, на чём основан вывод.

Как проверить письмо самостоятельно

Даже имея письмо на руках, стоит сделать собственную проверку:

1. Убедитесь, что описание в письме совпадает с вашим товаром — материал, назначение, комплектность.
2. Проверьте, не изменились ли регламенты с даты письма: перечни продукции пересматриваются.
3. Посмотрите, нет ли у товара дополнительных функций — подсветки, батарейки, контакта с пищей, назначения для детей. Каждая из них может добавить требования.
4. Сравните с документами аналогичных товаров в реестре Росаккредитации: если похожие товары массово идут с декларациями, это повод насторожиться.
5. Задайте вопрос таможенному представителю — он видит, как оформляют похожие товары.

Что делать, если письмо оказалось ошибочным

Если выяснилось, что товар всё-таки подпадает под регламент, единственный правильный путь — оформить сертификат или декларацию. Если партия уже на таможне, выпуск может быть приостановлен до предоставления документа. Если товар уже продаётся, возможно, придётся снять его с продажи до получения документа. Письмо в этой ситуации помогает только как подтверждение, что импортёр действовал добросовестно, — но и это решает не он.

Правила подтверждения соответствия и перечни продукции регулярно обновляются, поэтому перед каждой новой позицией уточняйте актуальные требования у таможенного представителя или в органе по сертификации.

Частые вопросы

Обязательно ли получать отказное письмо?

Нет, закон его не требует. Письмо нужно тогда, когда его просит конкретный покупатель, маркетплейс или когда вы сами хотите зафиксировать вывод о том, что товар не подпадает под регламенты. Для таможни оно не обязательно.

Есть ли у отказного письма срок действия?

Официального срока нет, потому что нет и официальной формы. Но вывод в письме привязан к требованиям на дату выдачи. Если регламенты изменились, старое письмо теряет смысл, поэтому многие маркетплейсы принимают только свежие письма.

Можно ли одним письмом покрыть весь ассортимент?

Можно перечислить в письме несколько позиций, но каждая должна быть описана точно, с кодом ТН ВЭД и выводом по регламентам. Обобщения вроде «товары для дома» делают письмо бесполезным: по нему нельзя понять, к чему именно оно относится.

Примет ли таможня отказное письмо вместо сертификата?

Нет. Если товар требует документа соответствия, таможня будет ждать сертификат или декларацию, зарегистрированные в реестре. Письмо можно приложить как пояснение, если вы уверены, что документ не нужен, но окончательный вывод делает не автор письма.